Attenzione a come utilizzate la vostra email

ATTENZIONE A COME UTILIZZATE LA POSTA ELETTRONICA!

Grazie alla mitica Johann Rossi Mason (Mason and Partners) per la segnalazione e la condivisione

Se pensate che scrivere o rispondere ad una email sia un atto neutrale vi sbagliate di grosso e la mail sbagliata può danneggiare la vostra carriera in maniera irreversibile. Innanzitutto perché ‘scripta manent’ e poi perché ‘qualsiasi cosa scriviate potrà essere usato contro di voi’ senza l’escamotage del ‘la parola mia contro la sua’.

Ecco quindi quali sono gli errori che possono risultare fatali:

La tempistica è POTERE: rispondere immediatamente ad una mail può essere un passo falso, le persone molto impegnate rispondono almeno un giorno dopo, se non due, alcuni non rispondono mai (ma questo è un’altra storia), quindi riflettete su quanta importanza volete darvi. Chi risponde immediatamente viene percepito come un ansioso, che non ha nulla da fare o che vuole compiacere l’interlocutore che ha più potere. Datevi quindi un tono e fate passare un paio d’ore prima di spingere il tasto REPLY.

TEMPISTICA/2 – Se volete avere scarse chance di essere letti potete spedire la vostra email il venerdi pomeriggio (quando la gente ha la testa al week end) oppure il lunedi mattina, quando finirà nel mare magnum della roba arrivata nel fine settimana.

No agli EMOTICON – per quanto possiate avere rapporti cordiali con colleghi o superiore gli emoticon devono essere banditi dalle vostre comunicazioni, fanno adolescente e risultano inappropriati. Riservate gli emoticon alle chat con gli amici. Con i colleghi il rigore paga.

Attenzione ai saluti – baci e abbracci possono essere inappropriati, con i saluti cordiali non si sbaglia mai, sono un classico. Cosa avete contro le cose classiche?

Niente sfondi colorati né caratteri fantasiosi – riservateli alle mail per gli amici o i figli, sul lavoro la sobrietà non guasta.

Sbagliare il nome del destinatario – specialmente se è un superiore o un cliente può sviluppare degli anticorpi verso di voi. Le persone tengono molto alla propria identità. Se avete un dubbio, controllare prima per non pentirsi poi.

Firma: né troppo né troppo poco – urta i nervi sia una firma che non fa capire chi siamo tanto quella con sei righe di qualifiche. Quindi nome, cognome e qualifica sono sufficienti, sapere che abbiamo preso un premio di grammatica in terza elementare non interessa ad altri che a nostra madre.

Email vuota che contiene un allegato? E’ la desolazione della comunicazione e denota sciatteria. Siete così impegnati da non avere il tempo di scrivere una riga o solo maleducati? La timidezza non è contemplata.

MAI PARLARE MALE – a casa mia vige il detto: ‘se devi parlare male di qualcuno, taci’. Il silenzio vale più di mille parole e soprattutto non vi si ritorce contro. Non potete mai sapere che fine farà la vostra mail e su quale scrivania può arrivare. Tenete le critiche per voi e avrete una carriera lunga e serena.

Bandite le abbreviazioni – niente manda più in bestia le persone che quelli che scrivono abbreviazioni da sms (tvb. Asap ecc.) e sostituiscono con le K termini come OKKIO o KE. Non va più di moda nemmeno alle scuole medie, ed è inaccettabile dopo i 25 anni. Iniziamo a scrivere come parliamo e quindi bene.

Errori e refusi: indice di sciatterie se non di ignoranza vera e propria, se non vi sentite sicuri e la mail è molto importante, chiedete ad una persona fidata di rileggerla. Il rischio è di venire classificati come poco professionali.

Non usate mai e poi mai la mail aziendale per conversazioni private, in una futura causa l’azienda potrebbe usare questo comportamento contro di voi. Dotatevi di una mail privata se dovete comunicare al marito la lista della spesa in orario di lavoro o flirtare con il collega del piano di sotto (cosa che sarebbe da evitare a prescindere).

State cercando un nuovo impiego? Evitate di mandare candidature ad altre aziende dall’account aziendale. E’ veramente un autogol clamoroso.

Tutto chiaro? 

(fonte: masonandpartners.it)